Personalverwaltungen stellen in zunehmenden Maß von der analogen auf die digitale Personalakte um. Dies bietet nicht nur viele Vorteile für die Personalverwaltung, sondern ist auch die Grundlage für die Digitalisierung anderer Prozesse im Personalbereich.
Die digitale Personalakte basiert auf einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem, mit dem die Unterlagen der Personalakte verwaltet werden. Dieses System kann eigenständig sein oder Teil eines umfassenderen Dokumentenmanagementsystems darstellen. So werden elektronische Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Vertragszusätze oder Prämien und Leistungsbeurteilungen, die aus vielen unterschiedlichen Quellen stammen, einheitlich abgelegt.
Da die Daten und Dokumente somit nur einmal zentral gespeichert werden, sind sie leichter aktuell zu halten und zu pflegen. So können zum Beispiel auch Mitarbeiter selbst Änderungen, wie eine neue Adresse eingeben. Diese wird dann von der Personalabteilung nur mehr bestätigt. Ebenso entfällt die zeitaufwendige Ablage der Dokumente. Hiermit lassen sich auch Lagerungskosten sparen. Zudem sind elektronische Daten in der Regel stärker gesichert als eine Papierablage. Auch das Wiederfinden von Unterlagen gestaltet sich einfacher.
Nach einem Rollenkonzept, mit Vergabe unterschiedlicher Rechte, können mehrere Stellen unabhängig voneinander auf die Daten zugreifen. Das bedeutet auch eine Vereinfachung und Zeitersparnis für nachgelagerte Stellen, wie zum Beispiel die Lohnbuchhaltung. Ebenso verfügen Mitarbeiter oder Führungskräfte schneller über notwendige Informationen. Aber auch das Erstellen von Ausdrucken oder Kopien reduziert sich auf ein Minimum. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich so gleichzeitig ein automatisches Erinnerungssystem für wichtige Termine einstellen lässt.
Mit einer digitalen Personalakte lassen sich im Unternehmen also Zeit, Platz und Geld einsparen. Zusätzlich werden die Personalabteilungen von ungeliebten Routineaufgaben entlastet. Voraussetzung ist eine entsprechende Schulung und praktische Einweisung der Personalreferenten sowie aller Anwendungsberechtigter im Unternehmen.